Home
Expansion

Ieder document direct beschikbaar

Xtendis is een oplossing van Expansion BV. Sinds de oprichting in 1988 heeft Expansion zich gespecialiseerd in het implementeren van toepassingen op het gebied van digitale archivering en documentverwerking. Naast het implementeren van een aantal systemen van derden, heeft Expansion in 1995 haar eigen standaardproduct Xtendis geïntroduceerd. Xtendis is ontwikkeld vanuit de visie dat op termijn binnen elke organisatie één centraal digitaal archief ontstaat, waardoor op elk moment en op alle werkplekken ieder document direct beschikbaar is. Dit centrale digitale archief wordt gebruikt voor duurzame opslag en om documentintensieve processen te faciliteren. Door de directe beschikbaarheid van alle documenten kunnen deze processen heringericht en geoptimaliseerd worden. Een groot aantal organisaties heeft hierdoor procesverbeteringen kunnen realiseren die zonder de inzet van Expansion en Xtendis ondenkbaar zouden zijn.

Succesvolle implementatie

Een goede implementatie is minstens zo belangrijk als een goed product. Xtendis is zo ontwikkeld dat de technische implementatie eenvoudig is of zelfs onnodig indien het vanuit de Cloud wordt afgenomen. Hierdoor kan maximale aandacht besteed worden aan de organisatorische implementatie. Alle kennis van Xtendis en de wijze waarop het ingezet kan worden is binnen Expansion aanwezig. In de praktijk blijkt dit, in combinatie met de overige unieke kennis en ervaring van Expansion, één van de sleutels te zijn tot het grote aantal succesvolle Xtendis-implementaties.

Adequate ondersteuning

Na de implementatie blijft Expansion beschikbaar voor het ondersteunen van het Xtendis-systeem. Bij calamiteiten kan direct een beroep op Expansion gedaan worden, dat voor de ondersteuning van Xtendis niet afhankelijk is van derden en hierdoor snel en adequaat kan reageren.

Van productverkoop tot outsourcing

Expansion levert zowel producten als diensten in relatie tot Xtendis. Dit betekent dat u zowel voor de aanschaf en implementatie van Xtendis als voor de totale outsourcing van uw (digitale) archivering bij Expansion terecht kunt. Zo kunt u het volledige beheer van de applicatie bij Expansion neerleggen door de oplossing vanuit de Cloud af te nemen. 

Ervaring die telt

Expansion heeft inmiddels honderden Xtendis-implementaties uitgevoerd voor uiteenlopende organisaties en toepassingen. De kennis en ervaring die hierbij is opgedaan is van onschatbare waarde en levert een belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling van Xtendis en het succes van onze projecten. Samenwerken met Expansion betekent dat geprofiteerd kan worden van onze uitgebreide kennis en jarenlange ervaring met digitale archivering en het optimaliseren van documentintensieve processen.

Marktsegmenten

Expansion heeft met behulp van Xtendis voor een aantal markten specifieke toepassingen gerealiseerd. Dit geldt onder meer voor de volgende marktsegmenten:

  • Accountants
  • Assurantietussenpersonen
  • Financiële dienstverleners
  • Gezondheidszorg
  • Handel en industrie
  • Laboratoria
  • Notariaat
  • Onderwijs
  • Pensioenfondsen
  • Schuldhulpverlening
  • Transport
  • Trombosediensten

expansion-logo

vulling

Voordelen

Xtendis, meer dan digitale archivering

Met Xtendis worden zowel de papierstroom als de digitale informatiestroom (e-mail, PDF, printbestanden, officebestanden, webformulieren, foto’s et cetera) opgeslagen en beheerd in één centraal digitaal archief dat in al zijn facetten gericht is op continuïteit en veiligheid. Doordat Xtendis uitstekend kan samenwerken met andere systemen, kunnen documenten worden geïntegreerd in de bestaande informatievoorziening. De mogelijkheden van Xtendis leiden tot voordelen die voor iedere organisatie op termijn onontbeerlijk zullen zijn.

Beveiligd tegen calamiteiten en ongeautoriseerd gebruik

Mede door de opzet van Xtendis kan eenvoudig een back-up van het complete archief gemaakt worden. Hierdoor is het archief beschermd tegen calamiteiten zoals brand en wateroverlast. Verder biedt Xtendis uitgebreide autorisatiemogelijkheden en zijn de opgeslagen documenten uitstekend beveiligd tegen ongeautoriseerd gebruik.

Integratie met andere systemen

Xtendis kan eenvoudig gekoppeld worden aan andere systemen. Dit betekent dat deze systemen dankzij Xtendis worden uitgebreid met de mogelijkheid om documenten op te slaan en terug te vinden. Bovendien kunnen digitale documenten uit andere systemen met Xtendis worden opgeslagen en kan voor het vastleggen van documenten gebruik gemaakt worden van gegevens uit andere systemen.

ipad

Tijd, kwaliteit en ruimte

Documenten die in Xtendis zijn opgeslagen, zijn direct beschikbaar voor raadpleging. Hierdoor kan veel tijd bespaard worden bij het terugzoeken en beheren van zowel statische als dynamische documenten en zullen documentintensieve processen sneller en beter verlopen. Dankzij geavanceerde software voor het herkennen en classificeren van documenten, kunnen deze grotendeels automatisch gearchiveerd worden. Hierdoor wordt de menselijke inspanning bij het opbergen van documenten geminimaliseerd. Tenslotte nemen digitaal opgeslagen documenten vrijwel geen fysieke ruimte in beslag. Het gebruik van Xtendis leidt dus tot een organisatie waarin de documentintensieve processen snel en betrouwbaar verlopen en minimale menselijke inspanning en ruimte vereisen.

Altijd en overal toegankelijk

Uiteraard is het mogelijk om Xtendis op afstand, bijvoorbeeld via Internet of mobile devices (zoals tablets), te raadplegen. Dit betekent dat alle documenten 24 uur per dag en wereldwijd toegankelijk zijn voor iedere geautoriseerde gebruiker.

Optimale performance bij iedere omvang

Door de unieke schaalbaarheid wordt Xtendis gebruikt zowel door het midden­ en kleinbedrijf als door grote multi­nationals. De schaalbare architectuur garandeert dat Xtendis ook met duizenden gebruikers en tientallen miljoenen documenten uitstekend presteert.

Integriteit gewaarborgd

In een wereld waar verantwoording afleggen steeds belangrijker wordt, biedt Xtendis een perfecte basis voor een integer digitaal archief. Alle documenten zijn gegarandeerd veilig en onwijzigbaar opgeslagen en uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers. Xtendis voldoet hiermee aan de eisen van officiële instanties zoals de Belastingdienst.

hoofdkantoor

Werking

Hoe werkt Xtendis?

De basis van Xtendis is een centraal digitaal archief waarin alle documenten logisch geordend vastgelegd worden. Hierdoor zijn de documenten altijd en overal direct beschikbaar. Bij gebruik van Xtendis kunnen zowel gebruikers als andere systemen de documenten opvragen. Dit betekent dat documentintensieve processen heringericht en geoptimaliseerd kunnen worden.

Bij de inrichting van Xtendis wordt een uiterst herkenbare logica toegepast. Mede daardoor is het systeem zo eenvoudig in gebruik. Onderstaande afbeelding toont de entiteiten waarmee de archiefstructuur wordt bepaald.

Archief



Nadat het systeem geïmplementeerd is, verloopt het dagelijks gebruik van Xtendis als volgt:

Invoer van alle soorten documenten

Documenten uit alle mogelijke bronnen kunnen in Xtendis worden geïmporteerd. Papieren documenten worden met behulp van een scanner of multifunctionele kopieermachine ingelezen. Elektronische documenten, zoals e-­mail, Word­ en Excel-bestanden, worden direct geïmporteerd en, indien gewenst, geconverteerd naar een onwijzigbaar en standaard bestandsformaat. Ook grote bestanden met documenten uit andere systemen - zoals facturen, jaaroverzichten of polissen - kunnen automatisch ingelezen worden. Eventueel kan naast het onwijzigbare formaat van het document ook het originele bestand met Xtendis gearchiveerd worden.

Indexeren, opslaan, zoeken, raadplegen

Nadat documenten in Xtendis zijn ingelezen, worden ze auto­matisch of handmatig van zoeksleutels voorzien en opgeslagen. Gebruikers kunnen met behulp van deze zoeksleutels documen­ten vinden en op het beeldscherm raadplegen. Door deze zoeksleutels te combineren met full­ text ­retrieval, kan een document ook worden teruggevonden met ieder woord of getal dat erin voorkomt.

Distribueren en verwerken

Xtendis biedt volwaardige workflow functionaliteit, die ingezet kan worden om documenten te distribueren en te verwerken. Gedurende deze stappen kan interactie plaatsvinden met de gebruikers en met andere systemen.

Printen, e-mailen en exporteren

Vanuit Xtendis kunnen (groepen van) documenten worden geprint of als e-­mail worden verzonden. Ook kunnen documenten en gegevens naar andere applicaties worden geëxporteerd.

Flexibele inrichting

Xtendis biedt grote flexibiliteit ten aanzien van de inrichting van het systeem. Iedere organisatie bepaalt zelf met welke kenmerken documenten en/of dossiers worden vastgelegd. Per archief kunnen de autorisatieniveaus en gebruikers aangemaakt en beheerd worden. Ook de eventuele workflow wordt per toepassing ingericht. Uiteraard kan de inregeling, ook nadat het systeem in gebruik is genomen, aangepast worden.

zoek

Functionaliteit

Xtendis functionaliteit

Xtendis biedt alle functionaliteit die nodig is om een volwaardig bedrijfsbreed digitaal archief te implementeren. Hieronder wordt een deel van de binnen Xtendis beschikbare functionaliteit beschreven.

Krachtige documentmanager

De basis van Xtendis wordt gevormd door een aantal krachtige serverprocessen voor het digitaal vastleggen en terugzoeken van grote aantallen documenten.

Brondrivers

Het importeren van documenten in Xtendis gebeurt met zoge­naamde brondrivers. Er zijn brondrivers voor ieder documenttype. Ook het aansturen van scanners en multifunctionele kopieermachines gebeurt met een brondriver. De brondrivers staan los van Xtendis en kunnen zonder aanpas­sing van Xtendis worden toegevoegd. Dit wordt vrijwel continu gedaan zowel door Expansion als door andere partijen. Hierdoor kunnen documenten uit iedere bron met Xtendis gearchiveerd worden.

Uitgebreide autorisatiemogelijkheden

Xtendis biedt zeer uitgebreide beveiligingsmogelijkheden zowel functioneel als op documentniveau. Dit betekent dat per gebrui­ker vastgelegd kan worden welke functionaliteit voor welke documenten gebruikt mag worden. Doordat zowel gebruikers als archieven ingedeeld kunnen worden in groepen en zones, is de beveiliging eenvoudig in te regelen en te beheren. Zo kan binnen het digitale archief bijvoorbeeld per werkmaatschappij een zone gecreëerd worden. De documenten die zich binnen deze zone bevinden mogen uitsluitend door de betreffende werkmaat­schappij geraadpleegd worden, terwijl de holding het hele archief kan raadplegen.

Desktop Tools

Vanuit de gangbare kantoorapplicaties kunnen documenten direct in Xtendis worden vastgelegd met nauw geïntregreerde Desktop Tools. Voor MS-Office is bijvoorbeeld een plug-in beschikbaar. Ook kan gebruik worden gemaakt van Connectoren, zoals Print2Xtendis en Drop2Xtendis Hotfolder, waarmee documenten vanuit iedere willekeurige applicatie direct in het digitale archief kunnen worden vastgelegd. 

Automatisch indexeren

Xtendis beschikt over intelligente software voor het herkennen en classificeren van documenten. Daartoe combineert Xtendis OCR en barcodeherkenning met intelligente classificeringsalgoritmen. Documenten kunnen zo grotendeels automatisch voorzien worden van kenmerken. Het aantal benodigde hand­matige handelingen voor het archiveren van documenten is hier­mee geminimaliseerd.

Flexibele gebruikersinterface

Xtendis is een webbased applicatie. De indeling van de Xtendis-­schermen en de beschikbare functionaliteit kunnen afgestemd worden op de werkwijze en taken van de betreffende gebruiker. Hierdoor zal iedere gebruiker zijn taken optimaal kunnen uitvoeren.

E-mailen, exporteren, printen

Documenten kunnen vanuit Xtendis direct per e-­mail verzonden worden. Daarnaast kunnen documenten geëxporteerd of geprint worden. Tijdens het exporteren of
e-­mailen kunnen de docu­menten geconverteerd worden naar een standaardformaat.

Afbeelding klanten centraal

DataEntry

Xtendis heeft standaardkoppelingen voor diverse volwaardige formulierherkenningssystemen. Deze systemen worden ingezet voor het scannen en herkennen van documenten, zoals aanvraag­formulieren en facturen. Nadat de documenten verwerkt zijn, worden ze automatisch gearchiveerd met Xtendis.

Factuurverwerking

Organisaties kunnen met Xtendis hun facturenstroom volledig digitaliseren en automatiseren. Binnenkomende facturen kunnen uit verschillende bronnen (scanners, e-mailboxen) automatisch worden geïmporteerd. Xtendis herkent de facturen automatisch en reikt het financiële systeem alle benodigde boekingsgegevens aan. De facturen worden digitaal duurzaam vastgelegd en kunnen worden opgenomen in een workflow ten behoeve van de accordering. De facturen kunnen zowel binnen Xtendis als vanuit het financiële systeem worden ingezien. 

Enterprise Report Management (ERM)

Door Xtendis uit te breiden met de brondriver Enterprise Report Management kan computeroutput, zoals facturen, jaaropgaven of polissen, volledig automatisch in Xtendis worden opgeslagen. Binnen Xtendis kunnen deze documenten samen met documen­ten uit andere bronnen in één digitaal dossier en/of archief worden opgeslagen.

Opslag in meerdere formaten

Xtendis converteert documenten tijdens het importeren naar een onwijzigbaar standaardformaat. Hierdoor kunnen de documenten ook na tientallen jaren nog steeds geraadpleegd worden en is de authenticiteit gegarandeerd. Xtendis biedt de mogelijkheid om, naast de onwijzigbare versie van het document, ook het originele bestand op te slaan, zodat dit bestand met de oorspronkelijke applicatie hergebruikt kan worden.

 

workflow

Workflow

Xtendis biedt met behulp van de documentstatus en mappen uitgebreide mogelijkheden om documenten te routeren en op die manier workflow­ toepassingen te implementeren. De Xtendis Workflow kan ook andere applicaties opstarten en gegevens met andere systemen uitwisselen. Met behulp van de Xtendis Workflow Designer kunnen organisaties hun eigen workflows beheren.

Full Text Retrieval (FTR)

Door Xtendis uit te breiden met Full­ Text­ Retrieval (FTR) kan ieder Xtendis­-document worden teruggevonden en doorzocht met elk woord, getal of bedrag dat erin voorkomt. Bovendien maakt FTR het mogelijk om dwars door het archief heen op zoek te gaan naar documenten waarin een bepaalde tekst voorkomt. In feite breidt FTR het archief uit met de mogelijkheden van een kennisbank.

Cockpit

Vanuit de Xtendis Cockpit kunnen alle beheertaken worden uitgevoerd. Het is mogelijk om met één Cockpit meerdere Xtendis-omgevingen te beheren. Met name voor organisaties met een test- en productieomgeving biedt dit grote voordelen. Binnen de Cockpit kunnen alle Xtendis­processen geconfigureerd worden. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om taken uit te voeren op van tevoren vastgelegde tijdstippen, zonder dat hiervoor handmatige handelingen nodig zijn.

Koppelingen & Integraties

Voor Xtendis bestaan uiteenlopende technieken om te koppelen met en te integreren in andere systemen. Door dergelijke integraties kunnen deze systemen uitgebreid worden met bijvoorbeeld de mogelijkheid om documenten op te slaan en terug te zoeken. 

applicatie-a

Referenties

Ervaring die telt

Xtendis is gebaseerd op bijna 25 jaar ervaring met uiteenlopende toepassingen van digitale archivering en document­verwerking. Xtendis wordt voor vrijwel iedere denkbare toepassing op dit gebied ingezet. Het grote aantal installaties biedt een breed draagvlak voor nieuwe ontwikkelingen.

Hieronder treft u een overzicht aan van de toepassingen waarvoor Xtendis wordt ingezet en de verticale segmenten waarvoor specifieke toepassingen zijn gerealiseerd.

Toepassingen

Het herkennen, verwerken en archiveren van:

  • Facturen
  • Formulieren
  • Post

Het archiveren van documenten zoals:

  • Afbeeldingen
  • Certificaten
  • Contracten
  • Correspondentie
  • Facturen
  • Handtekeningkaarten
  • Knipselkranten
  • Transactieoverzichten
  • Transportdocumenten

Het archiveren van allerlei dossiers waaronder:

  • Cliëntendossiers
  • Deelnemersdossiers
  • Klantendossiers
  • Kredietdossiers
  • Orderdossiers
  • Patiëntendossiers
  • Pensioendossiers
  • Personeelsdossiers
  • Projectdossiers
  • Studentendossiers
  • Uitzendkrachtendossiers
  • Verzekerdendossiers
  • Zaakdossiers

Marktsegmenten

Deze toepassingen zijn gerealiseerd in de volgende marktsegmenten:

  • Accountants
  • Assurantietussenpersonen
  • Financiële instellingen
  • Gezondheidszorg
  • Handel en industrie
  • Laboratoria
  • Notariaat
  • Onderwijs
  • Pensioenfondsen
  • Schuldhulpverlening
  • Transportondernemingen
  • Trombosediensten

Als geen ander product biedt Xtendis de combinatie van een gebruikersvriendelijk en tegelijk schaalbaar en flexibel product. Door deze unieke kenmerken wordt Xtendis succesvol ingezet bij honderden organisaties in zowel het midden-­ en kleinbedrijf als bij grote multinationals. Xtendis is onder meer in gebruik bij:

  • ABN AMRO
  • Adecco
  • AFAB Geldservice
  • Ahold Vastgoed
  • BNP Paribas
  • Catharina Ziekenhuis
  • Cefetra B.V.
  • Corus Service Centre
  • Dekker Zevenhuizen
  • Essent
  • Expertisebureau Von Reth
  • Heineken
  • Insinger de Beaufort
  • Jura Service Factory
  • Kawasaki Motors Europe NV
  • KiFiD
  • KPMG Management Services
  • MCB Groep
  • Mediq
  • Nederlands Kanker Instituut
  • Netwerk Notarissen
  • NOS Radio & Televisie
  • NUON
  • ODS Klöckner & Co.
  • ROC Mondriaan
  • Pensioenfonds Campina
  • Pensioenfonds Elsevier  
  • Pensioenfonds Horeca & Catering
  • PostNL
  • Sint Elizabeth Ziekenhuis Tilburg
  • Sité Woondiensten
  • Transport & Offshore Services (TOS)
  • Tulp Keukens
  • Unilever Pensioenfonds Progress
  • Veolia Water
  • Voogd & Voogd Assuradeuren
  • WestlandUtrecht Effectenbank
  • W. Maass Nederland
  • Xerox Financial Services

Zie voor uitgebreidere referentielijst en case studies ook www.expansion.nl

Specificaties

Specificaties en systeemeisen

Uitgekiende architectuur

Door een uitgekiende architectuur kan Xtendis invulling geven aan alle eisen en wensen die gesteld kunnen worden aan een bedrijfsbreed digitaal archief, zoals:

  • Uitgebreide integratiemogelijkheden.
  • Optimaal schaalbaar in omvang, functionaliteit en gebruikers.
  • Gestructureerde, duurzame en beheersbare opslag van grote hoeveelheden documenten.

Uitgebreide integratie met andere systemen

Xtendis heeft een zeer open architectuur die wordt gerealiseerd door:

  • De toepassing van zogenaamde brondrivers, die het mogelijk maken om documenten uit ieder willekeurig systeem automatisch op te slaan in Xtendis.
  • Het gebruik van XML en Web Services voor de uitwisseling van gegevens tussen Xtendis en andere applicaties.
  • De beschikbaarheid van verschillende standaard interfaces voor geavanceerde integratie met andere applicaties. Door deze interfaces is het mogelijk om (delen van) Xtendis aan te spreken vanuit andere applicaties. Voor de eindgebruiker ontstaat hierdoor een naadloze integratie tussen bijvoorbeeld de financiële administratie en het digitale archief.
  • Koppelingen met bestaande databases, bijvoorbeeld met klant- en relatiegegevens, waardoor Xtendis automatisch dossiers kan aanmaken.

Optimale schaalbaarheid bij iedere omvang

Xtendis is buitengewoon schaalbaar. Alle functies kunnen op één server worden uitgeoefend, maar kunnen ook worden verdeeld over verschillende servers. Xtendis kan hierdoor worden uitgebreid naar een onbeperkt aantal gebruikers en documenten, zonder dat de performance hieronder leidt. Xtendis kan ook optimaal gebruik maken van de schaalvoordelen van Cloudplatforms.

Duurzame, beheersbare en veilige opslagarchitectuur

De veiligheid en beheersbaarheid van grote digitale archieven worden in Xtendis gegarandeerd door de Xtendis Document Manager. Dit serverproces maakt gebruik van standaard opslagvolumes op alle denkbare opslagsystemen, van een eenvoudige harddisk tot geavanceerde SAN-­ en NAS-­systemen. De Document Manager slaat de documenten op en haalt ze op als gebruikers daarom vragen. Xtendis kan zo ingericht worden dat de Document Manager feitelijk de enige ‘gebruiker’ is die werkelijk toegang heeft tot de opslagmedia, naast uiteraard een systeembeheerder. Hierdoor kunnen gebruikersfouten niet leiden tot beschadiging van de opslagmedia of de opgeslagen documenten.

europa

buildings

De belangrijkste kenmerken

  • Flexibele inrichting
  • Unieke doorgroeimogelijkheden
  • Inpasbaar in bestaande infrastructuur
  • Integreerbaar in andere systemen
  • Optimale continuïteit en veiligheid
  • Volledig webbased
  • Groot bedieningsgemak
  • Beproefde technologie

Opslagmedia

Xtendis ondersteunt alle door de computer gebruikte opslagmedia, zoals:

  • Harddisk
  • NAS
  • SAN
  • CD/DVD
  • Opticals
  • Jukeboxen

Database

Xtendis ondersteunt Microsoft SQL Server

Scanners en multifunctionele copiers

Xtendis ondersteunt alle gangbare merken, waaronder:

  • Canon
  • Fujitsu
  • HP
  • Kodak
  • Konica Minolta
  • Kyocera
  • Lexmark
  • Nashuatec/Ricoh
  • Océ
  • Panasonic
  • Samsung
  • Xerox

Systeemeisen

Xtendis maakt gebruik van Microsoft Internet Explorer (9.0 of hoger), Firefox of Google Chrome.

Xtendis kan op een reeds beschikbare (virtuele) Windows server geïnstalleerd worden.

internet

girl-ipad

Contact

Contact

Telefoon nr.: 010-4332306

Logo

Telefoon nr.: 010-4332306