Home

Tijd voor een écht
Document Management Systeem!

30

+

jaar toonaangevend
2

+

miljard documenten veilig opgeslagen
4

+

miljoen eindgebruikers
650

+

tevreden klanten

www.expansion.nl

Xtendis

Wat maakt ons DMS Xtendis uniek?

100% Nederlands product
Waarborgt ieder waardevol document
Zeer eenvoudig te integreren
Eén systeem voor meerdere toepassingen
Gespecialiseerd in grootschalige documentoplossingen
Standaardkoppelingen met 100+ applicaties
Ieder document direct beschikbaar, ongeacht het volume

Met DMS Xtendis leveren wij ongekende prestaties:

Grootste online Document Management Systeem van Nederland
Ruim 2,5 miljard documenten veilig opgeslagen
NEN-EN-ISO 27001 gecertificeerd
Meer dan 4 miljoen gebruikers
Al 30 jaar succesvol
No cure no pay!

Expansion

Ieder document direct beschikbaar

Over...

Xtendis is een oplossing van Expansion BV. Expansion zorgt al meer dan 30 jaar voor een optimale toegankelijkheid van documenten binnen een grote verscheidenheid aan organisaties. Dit doen wij door het leveren van producten en diensten die invulling geven aan onze visie "ieder document direct beschikbaar”. Zo implementeren wij het standaard Document Management Platform Xtendis voor uiteenlopende toepassingen op het gebied van digitale archivering en document management.

Daarnaast bieden wij diensten die variëren van het ondersteunen van Xtendis tot het verzorgen van uw complete online Document Management Systeem.

Met ons standaard DMS Xtendis zijn wij in Nederland marktleider op het gebied van digitale archivering. Maar Xtendis biedt meer dan digitale archivering. Zo biedt Xtendis bijvoorbeeld workflow-functionaliteit waarmee complete processen geautomatiseerd kunnen worden. Tevens kan Xtendis (delen van) documenten automatisch herkennen en de herkende gegevens aanleveren aan andere systemen. Deze technologie wordt onder andere ingezet voor factuurverwerking.

Doordat wij ons onder meer richten op specifieke markten en verschillende toepassingen kan iedereen binnen een bepaald marktsegment profiteren van de ervaring die is opgedaan bij vergelijkbare organisaties.

Successvolle implementatie

Een goede implementatie is minstens zo belangrijk als een goed product. Xtendis is zo ontwikkeld dat de technische implementatie eenvoudig is of zelfs onnodig indien het vanuit de Cloud wordt afgenomen. Hierdoor kan maximale aandacht besteed worden aan de organisatorische implementatie. Alle kennis van Xtendis en de wijze waarop het ingezet kan worden is binnen Expansion aanwezig. In de praktijk blijkt dit, in combinatie met de overige unieke kennis en ervaring van Expansion, één van de sleutels te zijn tot het grote aantal succesvolle Xtendis-implementaties.

Expansion heeft inmiddels honderden Xtendis-implementaties uitgevoerd voor uiteenlopende organisaties en toepassingen. De kennis en ervaring die hierbij is opgedaan is van onschatbare waarde en levert een belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling van Xtendis en het succes van onze projecten. Samenwerken met Expansion betekent dat geprofiteerd kan worden van onze uitgebreide kennis en jarenlange ervaring met digitale archivering en het optimaliseren van documentintensieve processen.

Adequate ondersteuning

Na de implementatie blijft Expansion beschikbaar voor het ondersteunen van het Xtendis-systeem. Bij calamiteiten kan direct een beroep op Expansion gedaan worden, dat voor de ondersteuning van Xtendis niet afhankelijk is van derden en hierdoor snel en adequaat kan reageren.

Van productverkoop tot outsourcing

Expansion levert zowel producten als diensten in relatie tot Xtendis. Dit betekent dat je zowel voor de aanschaf en implementatie van Xtendis als voor de totale outsourcing van de (digitale) archivering bij Expansion terecht kunt. Zo kun je het volledige beheer van de applicatie bij Expansion neerleggen door de oplossing vanuit de Cloud af te nemen.

Xtendis Online

Ons Xtendis Online platform voldoet ruimschoots aan de geldende wet- en regelgeving
en jouw organisatie kan hiervan profiteren. Wij handelen als een organisatie die te allen tijde streeft naar continuïteit en het vertrouwelijk en integer omgaan met klantinformatie. Dit is gerealiseerd door een organisatorisch managementsysteem op te zetten, waarin alle kritische momenten op het gebied van informatiebeveiliging zijn geborgd. De werking wordt door onafhankelijke partijen geverifieerd en bevestigd en biedt jouw organisatie daarmee optimale zekerheid.

Marktsegmenten

Expansion heeft met behulp van Xtendis voor een aantal markten specifieke toepassingen gerealiseerd. Dit geldt onder meer voor de volgende marktsegmenten:

Accountants
Assurantietussenpersonen
Financiële dienstverleners
Gezondheidszorg
Handel & industrie
Laboratoria
Notarissen
Onderwijs
Pensioenfondsen
Transport
Trombosediensten

vulling

Voordelen

Xtendis, meer dan digitale archivering

Over...

De visie is simpel:

'Ieder document direct beschikbaar, veilig én vanuit één centraal archief'.

Hoe doen we dat?

De kracht van Xtendis zit hem in de eenvoud en een ongekende performance bij grote aantallen. Dit wordt versterkt door de volgende eigenschappen:

Veilig

De veiligheid van jouw informatie is een randvoorwaarde voor DMS Xtendis. De uitgebreide beveiligingsmogelijkheden geven hier invulling aan.
Lees meer

Online of lokaal

Alle documenten veilig afgeschermd en jij bepaalt waar de documenten opgeslagen staan en door wie het beheer wordt uitgevoerd.

Modulair

De modulaire opbouw van DMS Xtendis zorgt ervoor dat het systeem stapsgewijs uitgebreid kan worden met meer functionaliteit en toepassingen.

Gebruiksvriendelijk

DMS Xtendis biedt de best mogelijke gebruikerservaring door naadloos te integreren in de dagelijkse werkzaamheden en een no-nonsense gebruikersinterface.

Geïntegreerd

In onze visie is de toegevoegde waarde van Xtendis vele malen groter wanneer het een integraal onderdeel uitmaakt van de totale informatievoorziening.
Lees meer

Voor ieder document

Alle waardevolle documenten kunnen in het document management systeem Xtendis worden opgeslagen, bij voorkeur volledig automatisch.
Lees meer

ipad

Voor wie is Xtendis bedoeld?

Met DMS Xtendis kan werkelijk iedere organisatie met een uitgebreide informatiestroom over op efficiënt documentbeheer. Wij zijn er op gericht om jouw document intensieve organisatie een kwaliteitsimpuls te geven. Dat doen we enerzijds door het bieden van het Document Management Systeem Xtendis met haar onbegrensde mogelijkheden.

Anderzijds adviseren wij al meer dan 30 jaar en zijn we expert op het gebied van document management implementaties, waarbij de medewerker de best mogelijke gebruikerservaring krijgt.

Met ruim 2,5 miljard gearchiveerde documenten is van iedere Nederlander informatie gearchiveerd in document management systeem Xtendis. Wij zorgen ervoor dat jouw bloedonderzoek, pensioendossier, pakbon of klantinformatie beschikbaar is en in veilige handen blijft.

Ons klantenbestand bestaat uit bijvoorbeeld Van Brederode Assurantiën met 15 werknemers en Adecco met 33.000 eigen medewerkers en 700.000 flexkrachten.

Zodra je ervaart dat documentverwerking veiliger en efficiënter moet, is het document management systeem Xtendis dé oplossing.

Werking

Hoe werkt Xtendis?

De basis van Xtendis is een centraal digitaal archief waarin alle documenten logisch geordend vastgelegd worden. Hierdoor zijn de documenten altijd en overal direct beschikbaar. Bij gebruik van Xtendis kunnen zowel gebruikers als andere systemen de documenten opvragen. Dit betekent dat documentintensieve processen heringericht en geoptimaliseerd kunnen worden.

Bij de inrichting van Xtendis wordt een uiterst herkenbare logica toegepast. Mede daardoor is het systeem zo eenvoudig in gebruik. Onderstaande afbeelding toont de entiteiten waarmee de archiefstructuur wordt bepaald.

Archief

Nadat het systeem geïmplementeerd is, verloopt het dagelijks gebruik van Xtendis als volgt:

Invoer van alle soorten documenten

Documenten uit alle mogelijke bronnen kunnen in Xtendis worden geïmporteerd. Papieren documenten worden met behulp van een scanner of multifunctionele kopieermachine ingelezen. Elektronische documenten, zoals e-mail, Word en Excel-bestanden, worden direct geïmporteerd en, indien gewenst, geconverteerd naar een onwijzigbaar en standaard bestandsformaat. Ook grote bestanden met documenten uit andere systemen - zoals facturen, jaaroverzichten of polissen - kunnen automatisch ingelezen worden. Eventueel kan naast het onwijzigbare formaat van het document ook het originele bestand met Xtendis gearchiveerd worden.

Indexeren, opslaan, zoeken, raadplegen

Nadat documenten in Xtendis zijn ingelezen, worden ze automatisch of handmatig van zoeksleutels voorzien en opgeslagen. Gebruikers kunnen met behulp van deze zoeksleutels documenten vinden en op het beeldscherm raadplegen. Door deze zoeksleutels te combineren met full text retrieval, kan een document ook worden teruggevonden met ieder woord of getal dat erin voorkomt.

Distribueren en verwerken

Xtendis biedt volwaardige workflow functionaliteit, die ingezet kan worden om documenten te distribueren en te verwerken. Gedurende deze stappen kan interactie plaatsvinden met de gebruikers en met andere systemen.

Printen, e-mailen en exporteren

Vanuit Xtendis kunnen (groepen van) documenten worden geprint of als e-mail worden verzonden. Ook kunnen documenten en gegevens naar andere applicaties worden geëxporteerd.

Flexibele inrichting

Xtendis biedt grote flexibiliteit ten aanzien van de inrichting van het systeem. Iedere organisatie bepaalt zelf met welke kenmerken documenten en/of dossiers worden vastgelegd. Per archief kunnen de autorisatieniveaus en gebruikers aangemaakt en beheerd worden. Ook de eventuele workflow wordt per toepassing ingericht. Uiteraard kan de inregeling, ook nadat het systeem in gebruik is genomen, aangepast worden.

zoek

Functionaliteit

Xtendis functionaliteit

Xtendis biedt alle functionaliteit die nodig is om een volwaardig bedrijfsbreed digitaal archief te implementeren. Hieronder wordt een deel van de binnen Xtendis beschikbare functionaliteit beschreven.

Krachtige documentmanager

De basis van Xtendis wordt gevormd door een aantal krachtige serverprocessen voor het digitaal vastleggen en terugzoeken van grote aantallen documenten.

Brondrivers

Het importeren van documenten in Xtendis gebeurt met zogenaamde brondrivers. Er zijn brondrivers voor ieder documenttype. Ook het aansturen van scanners en multifunctionele kopieermachines gebeurt met een brondriver. De brondrivers staan los van Xtendis en kunnen zonder aanpassing van Xtendis worden toegevoegd. Dit wordt vrijwel continu gedaan zowel door Expansion als door andere partijen. Hierdoor kunnen documenten uit iedere bron met Xtendis gearchiveerd worden.

Uitgebreide autorisatiemogelijkheden

Xtendis biedt zeer uitgebreide beveiligingsmogelijkheden zowel functioneel als op documentniveau. Dit betekent dat per gebruiker vastgelegd kan worden welke functionaliteit voor welke documenten gebruikt mag worden. Doordat zowel gebruikers als archieven ingedeeld kunnen worden in groepen en zones, is de beveiliging eenvoudig in te regelen en te beheren. Zo kan binnen het digitale archief bijvoorbeeld per werkmaatschappij een zone gecreëerd worden. De documenten die zich binnen deze zone bevinden mogen uitsluitend door de betreffende werkmaatschappij geraadpleegd worden, terwijl de holding het hele archief kan raadplegen.

Desktop Tools

Vanuit de gangbare kantoorapplicaties kunnen documenten direct in Xtendis worden vastgelegd met nauw geïntregreerde Desktop Tools. Voor MS-Office is bijvoorbeeld een plug-in beschikbaar. Ook kan gebruik worden gemaakt van Connectoren, zoals Print2Xtendis en Drop2Xtendis Hotfolder, waarmee documenten vanuit iedere willekeurige applicatie direct in het digitale archief kunnen worden vastgelegd.

Automatisch indexeren

Xtendis beschikt over intelligente software voor het herkennen en classificeren van documenten. Daartoe combineert Xtendis OCR en barcodeherkenning met intelligente classificeringsalgoritmen. Documenten kunnen zo grotendeels automatisch voorzien worden van kenmerken. Het aantal benodigde handmatige handelingen voor het archiveren van documenten is hiermee geminimaliseerd.

Flexibele gebruikersinterface

Xtendis is een webbased applicatie. De indeling van de Xtendis-schermen en de beschikbare functionaliteit kunnen afgestemd worden op de werkwijze en taken van de betreffende gebruiker. Hierdoor zal iedere gebruiker zijn taken optimaal kunnen uitvoeren.

E-mailen, exporteren, printen

Documenten kunnen vanuit Xtendis direct per e-mail verzonden worden. Daarnaast kunnen documenten geëxporteerd of geprint worden. Tijdens het exporteren of
e-mailen kunnen de documenten geconverteerd worden naar een standaardformaat.

DataEntry

Xtendis heeft standaardkoppelingen voor diverse volwaardige formulierherkenningssystemen. Deze systemen worden ingezet voor het scannen en herkennen van documenten, zoals aanvraagformulieren en facturen. Nadat de documenten verwerkt zijn, worden ze automatisch gearchiveerd met Xtendis.

Factuurverwerking

Organisaties kunnen met Xtendis hun facturenstroom volledig digitaliseren en automatiseren. Binnenkomende facturen kunnen uit verschillende bronnen (scanners, e-mailboxen) automatisch worden geïmporteerd. Xtendis herkent de facturen automatisch en reikt het financiële systeem alle benodigde boekingsgegevens aan. De facturen worden digitaal duurzaam vastgelegd en kunnen worden opgenomen in een workflow ten behoeve van de accordering. De facturen kunnen zowel binnen Xtendis als vanuit het financiële systeem worden ingezien.

Enterprise Report Management (ERM)

Door Xtendis uit te breiden met de brondriver Enterprise Report Management kan computeroutput, zoals facturen, jaaropgaven of polissen, volledig automatisch in Xtendis worden opgeslagen. Binnen Xtendis kunnen deze documenten samen met documenten uit andere bronnen in één digitaal dossier en/of archief worden opgeslagen.

Opslag in meerdere formaten

Xtendis converteert documenten tijdens het importeren naar een onwijzigbaar standaardformaat. Hierdoor kunnen de documenten ook na tientallen jaren nog steeds geraadpleegd worden en is de authenticiteit gegarandeerd. Xtendis biedt de mogelijkheid om, naast de onwijzigbare versie van het document, ook het originele bestand op te slaan, zodat dit bestand met de oorspronkelijke applicatie hergebruikt kan worden.

workflow

Workflow

Xtendis biedt met behulp van de documentstatus en mappen uitgebreide mogelijkheden om documenten te routeren en op die manier workflow toepassingen te implementeren. De Xtendis Workflow kan ook andere applicaties opstarten en gegevens met andere systemen uitwisselen. Met behulp van de Xtendis Workflow Designer kunnen organisaties hun eigen workflows beheren.

Full Text Retrieval (FTR)

Door Xtendis uit te breiden met Full Text Retrieval (FTR) kan ieder Xtendis-document worden teruggevonden en doorzocht met elk woord, getal of bedrag dat erin voorkomt. Bovendien maakt FTR het mogelijk om dwars door het archief heen op zoek te gaan naar documenten waarin een bepaalde tekst voorkomt. In feite breidt FTR het archief uit met de mogelijkheden van een kennisbank.

Cockpit

Vanuit de Xtendis Cockpit kunnen alle beheertaken worden uitgevoerd. Het is mogelijk om met één Cockpit meerdere Xtendis-omgevingen te beheren. Met name voor organisaties met een test- en productieomgeving biedt dit grote voordelen. Binnen de Cockpit kunnen alle Xtendisprocessen geconfigureerd worden. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om taken uit te voeren op van tevoren vastgelegde tijdstippen, zonder dat hiervoor handmatige handelingen nodig zijn.

Koppelingen & Integraties

Voor Xtendis bestaan uiteenlopende technieken om te koppelen met en te integreren in andere systemen. Door dergelijke integraties kunnen deze systemen uitgebreid worden met bijvoorbeeld de mogelijkheid om documenten op te slaan en terug te zoeken.

applicatie-a

Referenties

Ervaring die telt

Xtendis is gebaseerd op bijna meer dan 30 jaar ervaring met uiteenlopende toepassingen van digitale archivering en documentverwerking. Xtendis wordt voor vrijwel iedere denkbare toepassing op dit gebied ingezet. Het grote aantal installaties biedt een breed draagvlak voor nieuwe ontwikkelingen.

Hieronder treft u een overzicht aan van de toepassingen waarvoor Xtendis wordt ingezet en de verticale segmenten waarvoor specifieke toepassingen zijn gerealiseerd.

Toepassingen

Het herkennen, verwerken en archiveren van:

Facturen
Formulieren
Post

Het archiveren van documenten zoals:

Afbeeldingen
Certificaten
Contracten
Correspondentie
Facturen
Offertes
Orderbevestigingen
Transactieoverzichten
Transportdocumenten

Het archiveren van allerlei dossiers waaronder:

Cliëntendossiers
Deelnemersdossiers
Klantendossiers
Kredietdossiers
Orderdossiers
Patiëntendossiers
Pensioendossiers
Personeelsdossiers
Projectdossiers
Studentendossiers
Uitzendkrachtendossiers
Verzekerdendossiers
Zaakdossiers

Marktsegmenten

Deze toepassingen zijn gerealiseerd in de volgende marktsegmenten:

Accountants
Assurantietussenpersonen
Banken
Financiële instellingen
Handel en industrie
Laboratoria
Notarissen
Onderwijs
Pensioenfondsen
Transportondernemingen
Trombosediensten

Als geen ander product biedt Xtendis de combinatie van een gebruikersvriendelijk en tegelijk schaalbaar en flexibel product. Door deze unieke kenmerken wordt Xtendis succesvol ingezet bij honderden organisaties in zowel het midden- en kleinbedrijf als bij grote multinationals. Xtendis is onder meer in gebruik bij:

Adecco
Ahold Europe Real Estate & Construction
Atalmedial
Baarsma Wines
BNP Paribas
Callas Group
Dekker Zevenhuizen
DSM Pension Services BV
EuroCross Assistance
Fladderak Industriële Verpakkingen
GKB Gemeentelijke Kredietbank Drenthe
H&S Foodtrans
Heineken Nederland B.V.
ICS

InsingerGilissen
Inter-Sprint Banden BV
Kawasaki Motors Europe NV
Klaas Puul
Kraanbedrijf Nederhoff
Krans Notarissen
MPD Media Pensioen Diensten
Nederlands Kanker Instituut
OMW Sazas u.a.
Onderlinge Levensverzekering Maatschappij 's Gravenhage U.A.
OOM Verzekeringen
PGB Pensioendiensten
PostNL
Raad van Overleg Metalektro

Bekijk hier de uitgebreide referentielijst en alle casestudies.

Specificaties

Specificaties en systeemeisen

Uitgekiende architectuur

Door een uitgekiende architectuur kan Xtendis invulling geven aan alle eisen en wensen die gesteld kunnen worden aan een bedrijfsbreed digitaal archief, zoals:

Uitgebreide integratiemogelijkheden.
Optimaal schaalbaar in omvang, functionaliteit en gebruikers.
Gestructureerde, duurzame en beheersbare opslag van grote hoeveelheden documenten.

Uitgebreide integratie met andere systemen

Xtendis heeft een zeer open architectuur die wordt gerealiseerd door:

De toepassing van zogenaamde brondrivers, die het mogelijk maken om documenten uit ieder willekeurig systeem automatisch op te slaan in Xtendis.
Het gebruik van XML en Web Services voor de uitwisseling van gegevens tussen Xtendis en andere applicaties.
De beschikbaarheid van verschillende standaard interfaces voor geavanceerde integratie met andere applicaties. Door deze interfaces is het mogelijk om (delen van) Xtendis aan te spreken vanuit andere applicaties. Voor de eindgebruiker ontstaat hierdoor een naadloze integratie tussen bijvoorbeeld de financiële administratie en het digitale archief.
Koppelingen met bestaande databases, bijvoorbeeld met klant- en relatiegegevens, waardoor Xtendis automatisch dossiers kan aanmaken.

Optimale schaalbaarheid bij iedere omvang

Xtendis is buitengewoon schaalbaar. Alle functies kunnen op één server worden uitgeoefend, maar kunnen ook worden verdeeld over verschillende servers. Xtendis kan hierdoor worden uitgebreid naar een onbeperkt aantal gebruikers en documenten, zonder dat de performance hieronder leidt. Xtendis kan ook optimaal gebruik maken van de schaalvoordelen van Cloudplatforms.

Duurzame, beheersbare en veilige opslagarchitectuur

De veiligheid en beheersbaarheid van grote digitale archieven worden in Xtendis gegarandeerd door de Xtendis Document Manager. Dit serverproces maakt gebruik van standaard opslagvolumes op alle denkbare opslagsystemen, van een eenvoudige harddisk tot geavanceerde SAN- en NAS-systemen. De Document Manager slaat de documenten op en haalt ze op als gebruikers daarom vragen. Xtendis kan zo ingericht worden dat de Document Manager feitelijk de enige ‘gebruiker’ is die werkelijk toegang heeft tot de opslagmedia, naast uiteraard een systeembeheerder. Hierdoor kunnen gebruikersfouten niet leiden tot beschadiging van de opslagmedia of de opgeslagen documenten.

europa